La gestion des stocks est une fonction importante de l’entreprise. Cet article va vous dévoiler tous ses petits secrets : quels sont ses avantages ? Comment faire une fiche de stock sur Excel ou à l’aide d’un outil dédié ?
[Bonus] Comme on est sympas chez Appvizer, on vous aide à élaborer votre fiche de stock avec un exemple gratuit à télécharger. À vous de jouer !
Qu'est-ce que la Gestion des Stocks ?
La gestion des stocks correspond à la nécessité de trouver la quantité optimale de ces marchandises à avoir à un moment T. L'objectif de cet exercice sera de minimiser les couts et de maximiser les profits.
Pourquoi Utiliser un Suivi de la Gestion des Stocks ?
Bien maitriser sa gestion des stocks, c'est donc donner toutes les chances à votre entreprise de prospérer. Une fiche de stock Excel permet de gérer cette tâche soi-même.
Utilité d'une Fiche de Stock
La fiche de stock contribue à la gestion optimale de votre stock. Enfin, elle vous permet d’évaluer plus facilement la quantité ainsi que la valeur du stock final que vous possédez dans vos entrepôts ou points de vente à la fin du mois.
- Expliquer le niveau de la trésorerie : en effet, un niveau des stocks élevé peut expliquer un niveau de trésorerie faible.
- En connaissant l’état de vos stocks, vous pouvez ajuster vos commandes de produits en fonction de la demande réelle, réduire les coûts de stockage et éviter les ruptures de stock.
- L’inventaire permet de mieux suivre les coûts des produits en stock et de les comptabiliser correctement.
Comment Fonctionne un Fichier de Gestion de Stock ?
Voici comment fonctionne généralement un fichier de gestion de stock :
- Base de données article : vous devez indiquer ici tous vos articles et leurs références. Dès que vous avez une nouvelle référence en stock, vous devez l'ajouter. A part cela, vous n'avez pas à utiliser cet onglet.
- Journal entrées et sorties : c'est l'onglet principal. Vous devez y indiquer les entrées et les sorties de stock. En fonction de l'article concerné, la dénomination « entrée » et « sortie » renvoie à différentes réalités. L'entrée peut concerner l'achat d'une matière première, mais aussi la dernière étape de fabrication d'un produit fini.
- Etat des stocks : la seule donnée à indiquer est le stock initial au début de la période d'activité. Le stock se calculera tout seul.
Comment Utiliser la Fiche de Stock ?
Ça y est, vous avez produit votre fiche de stock ou téléchargé notre modèle. Mais le travail ne s’arrête pas là ! Une fois le document établi, il convient de le tenir à jour, de consigner les achats et les ventes le plus régulièrement possible.
☝️ Cette tâche requiert une grande assiduité. Le suivi des entrées et sorties requiert une grande minutie. Autant vous dire que compléter le tableau au fil de l’eau risque de vous prendre beaucoup de temps.
Fiche de Stock : Exemple Excel à Télécharger
Coover met à votre disposition un tableau de gestion des stocks réalisé par notre équipe comptable. Il est gratuit et disponible en format Excel. Vous pouvez le télécharger gratuitement et anonymement.
Retrouvez ci-dessous un modèle de tableau Excel de gestion de stock à télécharger gratuitement.
Cet article propose deux modèles de gestion de stock gratuits et faciles à utiliser. Le premier modèle de gestion de stock Excel est un document simplifié qui permet de gérer manuellement les stocks.
Ce modèle Excel est adapté pour une gestion des stocks au sein d’une petite ou très petite entreprise. Le fichier Excel de gestion de stock est simple est efficace, mais n’est pas lié à un logiciel de facturation, ce qui implique une double saisie.
Comment construire votre tableau Excel :
Construisez ensuite votre tableau. Il ne vous reste plus qu’à le télécharger puis à le compléter avec vos propres informations.
- Un onglet Journal entrées et sorties, où vous saisirez vos entrées et vos sorties de stock.
- Un onglet État des stocks, où vous n’aurez qu’à renseigner le stock initial en début de période. Le reste se calcule automatiquement !
- Un onglet Base de données articles, où vous renseignerez vos articles ainsi que leur référence.
La première étape est d’ajouter vos articles dans la base de données (3ème onglet), et d’y attribuer une référence. Il est déconseillé de supprimer des articles de votre base de données.
Allez ensuite dans le 2ème onglet pour voir l’état de stocks. Vous devriez voir s’afficher automatiquement les articles que vous avez ajoutés à la base de données.
Dans le premier onglet, saisissez chaque mouvement de stock quotidiennement, vos sorties de stock ainsi que vos entrées.
Les Niveaux de Stock
Pour déterminer le stock maximum d'un produit, il faut tenir compte des capacités et des coûts de stockage de la marchandise : le stockage ne doit pas grever la rentabilité.
Le stock minimum est la quantité d'un produit en-dessous de laquelle il faut passer commande. Pour déterminer le stock minimum, il faut comparer le volume moyen des ventes du produit avec le délai moyen de réapprovisionnement auprès du fournisseur. C'est ainsi que l'entreprise s'assure que le produit n'est jamais en rupture de stock : la demande client est toujours satisfaite.
Le stock théorique est le niveau de stock tel qu'il apparaît sur la fiche de stock. Le stock réel, également appelé stock disponible, est la quantité du produit effectivement stockée dans les entrepôts ou les points de vente, telle qu'elle apparaît après inventaire. Il est important de comparer les niveaux de stock théorique et réel, et d'évaluer l'écart entre les deux. Lorsque l'écart est important, une anomalie existe et elle doit être analysée.
Les Avantages d'une Fiche de Stock
- Grâce aux fiches de stock, il est possible de surveiller attentivement l'état des stocks, pour éviter le surstockage - grâce aux données de stock maximum.
- Éviter le surstockage permet de limiter les coûts structurels.
En ce qui concerne les produits périssables ou à fort risque de dépréciation, maîtriser les quantités de stock permet en outre d'éviter le gaspillage.
L'enjeu est non seulement financier, mais aussi éthique.
- Grâce aux données de stock minimum de la fiche, l'entreprise limite le risque de rupture de stock.
- C'est un atout dans la mesure où la disponibilité d'un produit est un élément de la satisfaction client, et de sa fidélisation.
Logiciels pour Simplifier la Gestion de Stock
La tenue manuelle d’une fiche de stock exige une grande rigueur. De plus, Excel reste limité en fonctionnalités.
D’où l’intérêt de vous tourner vers des logiciels adaptés, qui font le travail pour vous. En se mettant à jour automatiquement au moindre mouvement, ils sont la clé d’une gestion de stock sereine… et sans coquille !
Erplain, par exemple, est un logiciel complet de gestion de stock et des ventes, adressé aux entreprises exerçant en B2B.
Grâce à lui, rien de plus simple : l’état de vos stocks se met à jour en temps réel et vous surveillez précisément leur niveau pour chaque produit.
Par ailleurs, Erplain assure une traçabilité complète de vos produits. Enfin, vous pouvez suivre la valorisation de vos stocks à l’aide de rapports personnalisés.
Fiche d'Inventaire Congélateur : Un Exemple Pratique
Gérer le contenu de ton congélateur peut devenir un véritable casse-tête, surtout lorsqu’il est rempli de produits variés.
Savoir ce que tu as en stock sans devoir tout sortir est un gain de temps précieux et évite le gaspillage alimentaire.
Depuis plusieurs mois, on utilise cette fiche d’inventaire de congélateur à la maison. On l’actualise au fur et à mesure, et depuis, on sait exactement ce que l’on a avant même d’ouvrir la porte du congélateur.
🎁 Je te propose de télécharger gratuitement dans cet article la fiche ultime pour faire l’inventaire de ton congélateur.
Conseils pour une Gestion Efficace du Congélateur
- Tout d’abord, veille à bien étiqueter chaque aliment que tu congèles en indiquant la date de congélation ainsi que le contenu du contenant.
- Pour une meilleure organisation, range tes aliments par catégorie : viandes, fruits et légumes, plats cuisinés, etc.
- Utilise des bacs ou des tiroirs pour séparer les différents types d’aliments.
- Lorsque tu décongèles des aliments, fais-le de manière sûre en les plaçant au réfrigérateur ou en utilisant le mode décongélation du micro-ondes.
- Pour maintenir ton inventaire à jour, tu dois soit plastifier cette fiche et utiliser des marqueurs à tableau, soit utiliser de petits aimants (et c’est ce que je préfères).
Pour maintenir la fraîcheur des aliments, veille à respecter les températures recommandées pour le réfrigérateur et le congélateur.
Il est également important de vérifier régulièrement l’état de ton congélateur pour éviter la formation de givre et les odeurs désagréables.
En appliquant ces conseils, tu créeras un environnement de vie plus ordonné et efficace.
Télécharge ta fiche inventaire congélateur au format PDF et commence dès aujourd’hui à mieux gérer ton congélateur.
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