Dans le commerce de détail, où la concurrence est importante et les marges serrées, une gestion efficace est la clé de la réussite. Plus particulièrement, en parlant de gestion on parle d‘encaissement, processus central d’une activité, qui doit être fluide, précis et sécurisé. C’est à ce moment que la caisse enregistreuse professionnelle entre en jeu. Bien plus qu’un simple outil de calcul, elle est un véritable allié pour le retailer, capable de transformer son activité.
Types de caisses enregistreuses
Il existe deux types de caisses enregistreuses : numériques et alphanumériques. Les numériques sont les plus basiques. Ce sont des sortes de calculatrices élaborées. Mais cela s’arrête là. Il n’y a pas d’autres fonctionnalités plus avancées et elles ne permettent par exemple pas de programmer des libellés. Les caisses enregistreuses alpha numériques sont plus perfectionnées.
Fonctionnement et Utilisation
Le fonctionnement basique d’une caisse enregistreuse consiste à saisir les produits vendus, calculer l’addition finale et encaisser le règlement. Encore plus poussées, certaines caisses enregistreuses alpha numériques peuvent être interfacées avec un logiciel de caisse.
La caisse enregistreuse tactile est un outil indispensable pour tout commerçant qui souhaite améliorer le processus de vente à travers l’encaissement des clients. Les caisses enregistreuses pour les commerces alimentaires sont capables d’enregistrer rapidement et facilement les commandes des clients, tout en prenant en compte les différents tarifs appliqués selon les articles.
Ces caisses enregistreuses sont généralement équipées de fonctions avancées pour faciliter la gestion des ventes et donc dynamiser l’activité du magasin. Elles peuvent ainsi être reliées à des produits complémentaires tels que des balances électroniques pour le pesage des articles, des écrans tactiles pour une prise de commande plus intuitive. De plus, elles permettent souvent de piloter les stocks du magasin en temps réel, de suivre les ventes par produits ou par heures, de gérer les opérations de caisse en toute sécurité et sérénité puisque l’appareil est sécurisé.
Les caisses tactiles sont très fréquentes dans le secteur alimentaire (épicerie, primeur, boucherie, charcuterie, etc) mais aussi pour la caisse restaurant.
Il ne faut pas se tromper avec les espèces par exemple notamment en renseignant un mauvais montant, car vous pourriez avoir une erreur par la suite. En effet, le logiciel peut à la fin de la journée calculer très facilement le montant obtenu pour ce poste. Les vendeurs sont généralement contraints de compter les tickets pour les CB, les chèques et les espèces dans le tiroir-caisse pour savoir s’il y a une erreur.
Voici les étapes à suivre pour réussir une vente :
- Vous devez vous renseigner en tant que vendeur avec des codes d’accès comme si vous deviez vous connecter à un réseau.
- Vous utilisez dans un premier temps le lecteur de codes barres pour enregistrer tous les produits.
- Il est possible de scanner la carte de fidélité si le supermarché propose un programme. Vous pourrez ainsi déduire le montant présent sur le compte.
- Le paiement est ensuite à effectuer et il suffit de cliquer sur le bon bouton à savoir les espèces, les chèques ou la carte bancaire.
- Pour la première solution, le tiroir caisse s’ouvre, il suffit de renseigner le montant donné par le client et le logiciel calcul le montant restant.
- Pour les chèques, vous devez insérer ces derniers dans l’imprimante, il est alors rempli automatiquement.
- Pour la CB, le lecteur se met en route et le client peut suivre les indications.
- Lorsque la transaction est validée, les tickets de caisse s’impriment et vous pouvez passer à un nouveau client.
Avantages des caisses enregistreuses pour les commerces alimentaires
Cette caisse enregistreuse présente plusieurs avantages pour les professionnels de ce secteur :
- Gestion efficace des transactions : Grâce à une prise en main rapide et à des fonctionnalités avancées, la caisse enregistreuse est la solution idéale pour gérer efficacement les transactions et diminuer les erreurs de caisse du personnel, que ce soit dans le cadre d'un commerce traditionnel ou d'une caisse enregistreuse épicerie.
- Gestion des stocks simplifiée : la caisse enregistreuse pour les commerces alimentaires peut être équipée d'un système de gestion des stocks en temps réel, qui permet est capable de suivre les niveaux de stock de chaque produit, de déclencher des alertes en cas de rupture de stock et de commander de nouveaux produits automatiquement.
- Meilleure gestion de l'activité : les rapports et les analyses fournis par l’appareil permettent aux professionnels de comprendre leur activité, de suivre l'évolution de leurs ventes et de prendre des décisions pour améliorer l’expérience d’achat des clients.
- Amélioration de la satisfaction client : grâce à des fonctionnalités avancées telles que la gestion rapide des commandes et l'enregistrement des préférences des clients, la caisse enregistreuse pour les commerces alimentaires permet d'améliorer la satisfaction des clients lors de leur achat et d’optimiser leur fidélité.
Obligations légales et Norme NF 525
Tous les commerces qui déclarent la TVA doivent impérativement se focaliser sur cet appareil puisqu’il permet d’encaisser les clients et surtout de maîtriser les finances. La machine doit être certifiée, mais l’utilisation peut être chaotique surtout pour les novices. Il existe toutefois des logiciels très fluides et faciles à prendre en main, une petite formation peut s’avérer indispensable afin de jongler avec toutes les fonctionnalités. Cela évite notamment les erreurs préjudiciables pour les professionnels.
Les retailers sont tenus par la loi de posséder une caisse enregistreuse conforme aux normes en vigueur. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières importantes.
La norme NF 525 est une norme française concernant la certification des systèmes de caisse enregistreuse pour lutter contre la fraude à la TVA. Cette norme est obligatoire pour toutes les entreprises (épicerie, charcuterie, boucherie, primeur etc) ayant recours à une caisse pour mener leur activité commerciale.
Le respect de cette norme implique :
- Sécurité des transactions financières : La norme NF 525 garantit la sécurité des transactions financières en imposant des mesures strictes contre la fraude et la manipulation des données.
- Protection des données clients : La protection des données clients est un enjeu majeur pour les retailers. La norme NF 525 impose des exigences strictes en matière de stockage et de sécurisation des données clients.
- Traçabilité des opérations : La traçabilité des opérations est essentielle pour la comptabilité et la gestion des stocks. La norme NF 525 garantit que toutes les transactions soient enregistrées de manière précise et infalsifiable.
En plus de la norme NF 525, d’autres réglementations peuvent s’appliquer aux caisses enregistreuses professionnelles, notamment :
- La loi relative à la lutte contre la fraude fiscale et à la simplification des déclarations de TVA: Cette loi impose aux commerçants de disposer d’un système de caisse enregistreuse capable de transmettre les données de vente aux administrations fiscales.
- La loi relative à la protection des données personnelles: Cette loi impose aux retailers de respecter des règles strictes en matière de collecte, de stockage et d’utilisation des données clients.
Il est important de choisir une caisse enregistreuse professionnelle auprès d’un fournisseur agréé qui garantit la conformité de ses produits aux réglementations en vigueur. De cette manière, les retailers peuvent avoir la certitude de respecter leurs obligations légales et de protéger leurs données et celles de leurs clients.
Logiciels de caisse
Lorsque vous décidez de valider l’achat de votre caisse enregistreuse professionnelle, vous devez impérativement vous attarder sur plusieurs points et notamment les logiciels. Contrairement à un ordinateur classique où vous achetez Windows seulement, les caisses enregistreuses sont quelque peu différentes. En effet, vous devez certes acheter un logiciel qui sera installé sur votre écosystème, mais il doit être en adéquation avec votre activité. Cela permet d’avoir des fonctionnalités qui sont adaptées, vous renseignez ainsi plus facilement votre catalogue et vous gérez rapidement les prestations.
Vous pourrez alors trouver sur le marché des logiciels pour les brasseries, les restaurants, les coiffeurs, les instituts de beauté, les supermarchés ou encore les magasins classiques. Pour les centres commerciaux, il est aussi conseillé de prendre en compte le volume des ventes et votre chiffre d’affaires potentiel. En effet, le logiciel ne sera pas toujours le même pour une petite épicerie et une grande chaîne de supermarchés. Cette dernière aura tendance à relier tous les magasins entre eux afin de centraliser toutes les informations.
N’oubliez pas de regarder si votre logiciel de caisse peut fonctionner avec un mode hors ligne, cela permet d’enregistrer les ventes même avec une coupure Internet. C’est une problématique à envisager pour tous les professionnels.
Les logiciels de caisse permettent d’automatiser un ensemble d’opérations comptables afin de ne pas avoir à les faire manuellement. Ce qui a considérablement changé le quotidien de nombreux commerçants.
Un logiciel de caisse permet de :
- Appliquer les montants de TVA
- Automatiser la comptabilité
- Analyser des statistiques
- Suivre les clients pour des actions marketing
- Dématérialiser le ticket de caisse
- Générer des étiquettes, code-barres et QR codes
- Faire des opérations automatisées d’inventaire
Caisse enregistreuse tactile
Il n’y avait finalement pas de raison que les équipements professionnels ne suivent pas la tendance qui a envahi le marché de l’électronique pour particuliers : comme les téléphones, les tablettes, les ordinateurs, les montres… les caisses enregistreuses sont entrées dans l’ère du tout-tactile. Mais au-delà de l’aspect évidemment plus moderne, plus high-tech des modèles tactiles, cette nouvelle technologie justifie-t-elle un renouvellement de son équipement plus ancien ? Et en cas de premier équipement, justifie-t-elle un écart de prix que l’on devine certain, ou relève-t-elle du gadget ? Il est essentiel de bien comprendre le fonctionnement des caisses enregistreuses tactiles pour comprendre à quels commerçants elles s’adressent à titre prioritaire, et quels sont leurs avantages.
Le fonctionnement d’une caisse à saisie tactile diffère assez peu de celui d’un PC sous forme de tablette. Si tous les types d’activités commerciales sont concernés par son utilisation, certains secteurs seront tout particulièrement intéressés par les avantages spécifiques des technologies tactiles appliquées aux caisses enregistreuses.
Avec la caisse enregistreuse tactile, ce n’est pas que l’interface qui a changé, pour devenir tactile. Il s’agit en effet d’une caisse enregistreuse dont tout le système informatique est logé dans l’écran tactile. A part l’imprimante, et éventuellement, un tiroir-caisse, un lecteur de codes-barres et un affichage déporté, tout tient donc en un seul module.
Commerces cibles
Une caisse enregistreuse à saisie tactile peut être utilisée dans tous les types de commerce, quelle que soit leur taille ou encore leur activité. Mais il est certains commerçants à qui ce type de caisses, lorsqu’elles équipées des accessoires adéquats, sera tout particulièrement utile.
Peuvent notamment être évoqués :
- Les petits commerces de détail alimentaire, où sa connexion directe avec une balance par exemple sera très appréciée
- Les restaurants de toute catégorie, quand les caisses tactiles affichent les plans d’occupation de salle et les menus directement disponibles sur l’écran, ou quand elles sont directement reliées aux cuisines, pour éviter d’avoir à transmettre les commandes, ou encore quand elles sont connectées à une imprimante portable, pour enregistrer les paiements en salle
- Les grandes surfaces de bricolage, ou tout autre commerce où des objets lourds ou volumineux doivent être payés par les clients,
- Les hôtels ou les professions de l’événementiel, où toutes les solutions mobiles et peu encombrantes sont appréciées.
Avantages des caisses tactiles
Ce type de caisse bénéficie de plusieurs avantages incontestables qui résultent directement de ces caractéristiques. Ces avantages peuvent être regroupés en deux catégories, selon les usages possibles de ces caisses : les usages en tant qu’outil de facturation, et les usages en tant qu’outil de gestion.
Avantages en tant qu’outil de facturation
En tant qu’outil de facturation, c'est-à-dire en tant que caisse à proprement parler, un modèle tactile jouit nécessairement de plusieurs avantages objectifs. Certains ont d’ailleurs déjà pu être devinés lors de la présentation des différentes activités particulièrement concernées par ce type d’imprimante.
Un modèle tactile est ainsi avantageux :
- Pour les employés, qui n’ont plus besoin d’apprendre la signification des touches claviers et qui disposent d’une interface totalement graphique, une prise en main rapide de l’appareil
- Une interface homme/machine intuitive : on estime un gain de temps grâce à l’écran tactile de 20 % sur toutes les opérations de caisse
- Un classement rationnel des fonctions
- Un paramétrage des touches aisément modifiable
- Pour les clients, un passage en caisse plus rapide
- Et plus encore quand c’est la caisse qui vient au client, comme c’est possible avec les modèles de caisses portables, ou même avec un iPad équipé de la bonne application caisse enregistreuse !
Au final, avec son intuitivité, sa rapidité, sa simplicité ce type de caisse enregistreuse s’avère en mesure d’assurer des gains de productivité importants pour tout type de commerce.
Avantages en tant qu’outil de gestion
En effet, une caisse à interface tactile est aussi un outil de gestion, qui permet d’accomplir un grand nombre de tâches liées à la comptabilité d’entreprise. Selon le logiciel associé à la caisse, cette dernière pourra en effet se transformer en véritable outil de gestion de point de vente (PoS system en anglais), permettant :
- Le contrôle des stocks
- La gestion des commandes si le matériel est connecté
- La gestion du personnel
- La gestion des programmes de fidélité
- La gestion des paiements
- Et même la gestion centralisée des ventes en magasin et en ligne pour les e-commerçants « click-and-mortar »
- D’afficher n’importe quand toute une série de rapports d’activité immédiats avec les indicateurs clefs sur les ventes, les coûts, la marge sur telle ou telle période.
Enfin, comme l’interface est tactile et donc totalement aménageable, cette partie logicielle peut être adaptée aux besoins spécifiques de tout type de commerce.
Achat ou location d'une caisse enregistreuse
Autrefois très chères, les caisses tactiles étaient réservées aux grandes enseignes. Aujourd’hui, elles se sont quelque peu démocratisées auprès de tous les acteurs de la distribution, y compris dans les commerces de proximité. Le développement des formules de location de ce matériel y est pour beaucoup. Mais la location est-elle forcément toujours l’idée la plus judicieuse ?
Prix des caisses tactiles
Ces caisses représentent un marché de modèles plus ou moins perfectionnés, principalement fabriquées par un petit nombre d’entreprises, mais distribuées par un foisonnement d’intermédiaires. Les prix sont donc très variables à l’achat.
En effet s’il est possible de trouver des modèles neufs à moins de 600 euros, il faudra leur ajouter un certain nombre d’accessoires : tiroir-caisse, « douchette » pour lire les codes-barres, imprimante… Selon les fonctionnalités du logiciel fourni et son adaptation aux attentes spécifiques de tel ou tel secteur économique, les prix d’un système complet pourront donc facilement monter jusqu’à 3 000 euros.
Une solution pour trouver des caisses enregistreuses tactiles pas chères à l’achat consiste à s’équiper de modèles d’occasion, auquel cas les prix pourront être inférieurs à 300 euros pour des systèmes tout à fait fonctionnels.
La location - un bon plan ?
Mais la véritable formule magique pour réduire le coût d’une caisse enregistreuse tactile est la location. Cette location peut être simple, sur une durée qui correspondra plus ou moins à la durée de vie du matériel, trois à dix ans, ou avec option d’achat à la fin du contrat - on parlera alors de leasing ou de crédit-bail.
Quoi qu’il en soit, ce système offre plusieurs avantages :
- L’investissement initial est réduit
- La maintenance et les interventions en cas de problème sont généralement comprises dans le contrat
- Il est possible à tout moment de repartir sur un nouveau contrat avec une machine plus moderne ou plus adaptée à ses besoins, sans surcoût
Mais il est également nécessaire d’observer attentivement les éventuels inconvénients de cette formule :
- La caisse revient rapidement globalement plus cher que si elle avait été achetée
- Les revendeurs peuvent imposer des conditions très strictes pour bénéficier d’un contrat de location, notamment en termes de chiffre d’affaires quotidien, d’ancienneté de l’entreprise, de forme juridique etc.
- Et quand ils acceptent de confier une caisse enregistreuse en location , en fonction de ces données sur l’entreprise cliente, le tarif mensuel pratiqué ne sera pas toujours aussi intéressant que celui qui est mis en avant dans la documentation commerciale
Voilà pourquoi il est nécessaire de bien comparer les différentes offres avant de vous lancer dans l’acquisition d’un appareil.
Installation et Paramétrage
Pour pouvoir commencer à utiliser votre caisse enregistreuse, vous devez l’installer et faire le paramétrage caisse enregistreuse. Dans tous les cas, nous vous conseillons de vous reporter à la notice d’utilisation fournie par le fabricant. La plupart du temps les fabricants auront également un service technique d’assistance caisse enregistreuse et d’aide en ligne, en cas de difficultés pour procéder à votre installation.
Mais de manière générale, voici les étapes à suivre :
- Commencez par choisir un endroit stable et confortable pour installer votre caisse enregistreuse. Préférez un comptoir suffisamment spacieux et à hauteur, bien éclairé, et un espace dans lequel vous pouvez facilement vous déplacer.
- Prévoyez des alimentations électriques suffisantes.
- Posez votre caisse et mettez-la sous alimentations.
- Prévoyez de cacher les câbles et de les sécuriser, pour ne pas vous prendre les pieds dedans !
- Branchez directement la caisse à une prise, sans rallonge électrique.
- Si votre caisse est reliée au WiFi, assurez-vous que vous captez bien à l’endroit choisi, c’est-à-dire que le signal est suffisant.
- Insérez la batterie de secours si vous en avez une.
- Connectez tous les branchements.
- Mettez votre caisse sous tension.
- Si vous devez installer l’imprimante, le rouleau de papier, un écran client ou une balance : c’est le moment. Dans le cas des caisses avec rouleau de papier, ouvrez le compartiment prévu à cet effet et installez le rouleau en maintenant la touche de déroulement du papier enfoncée.
- Déverrouillez ensuite votre tiroir-caisse, soit à l’aide du code, soit de la clé fournie.
- Mettez la clé en sécurité et identifiez-la.
- Positionnez maintenant votre caisse en position RÉGLAGES/PARAMÉTRAGE.
- Programmez les touches programmables de votre caisse selon la notice fournie par le fabricant. C’est le mode PROGRAMME de votre machine.
- N’oubliez pas de régler la date et l’heure, ainsi que l’affichage et la devise !
- Réglez ensuite les taxes : TPS, TVP ou TVA.
- Personnalisez pour terminer l’impression de vos tickets de caisse avec vos coordonnées, toujours selon les instructions du fabricant.
- Pour les caisses connectées, insérez le disque ou la clé d’installation et suivez les instructions à l’écran. Vous devrez paramétrer le logiciel ou l’application caisse enregistreuse sur votre ordinateur portable en même temps.
Félicitations. Votre caisse est prête à fonctionner !
Caisses automatiques en libre-service
Dans de nombreuses enseignes de grande distribution, mais aussi de plus en plus dans des petits commerces alimentaires et des magasins de prêt-à-porter, la caisse automatique a fait son apparition, permettant au client un paiement en self-service. Ces caisses sans personnel sont-elles destinées à remplacer les caisses enregistreuses classiques, ou resteront-elles un service complémentaire ?
Les caisses automatiques, qu’elles soient en libre-service en supermarché ou dans un plus petit magasin, offrent un nouveau mode d’encaissement, combinant rapidité et autonomie pour les clients. Le fonctionnement d’une caisse de supermarché automatique repose sur des technologies avancées, simplifiant l’expérience utilisateur tout en optimisant le flux des transactions.
Fonctionnement d'une caisse automatique
Une caisse automatique ou caisse libre-service, est un système d’encaissement innovant permettant aux clients de finaliser leurs achats sans l’assistance d’un caissier. Très répandue dans les grandes surfaces, la caisse automatique supermarché est équipée d’un scanner pour lire les codes-barres, d’une balance pour peser les articles et d’un terminal de paiement. Contrairement aux caisses traditionnelles, où un caissier s’occupe de chaque transaction, les caisses enregistreuses automatiques offrent aux clients une plus grande autonomie et un contrôle total sur le processus d’achat, ce qui peut réduire les temps d’attente et améliorer l’efficacité globale de l’expérience de shopping.
Le fonctionnement d’une caisse en libre-service repose sur plusieurs technologies clés, permettant une gestion autonome des transactions et la comptabilisation des articles scannés :
- Un scanner de codes-barres : il permet de lire les codes-barres des articles, identifiant ainsi chaque produit et son prix dans la base de données du magasin.
- Une balance intégrée : elle vérifie le poids des articles scannés, en particulier pour les produits en vrac ou non emballés, afin de garantir une correspondance avec ce qui a été scanné.
- Des systèmes de paiement électroniques : principalement les terminaux de cartes bancaires, qui permettent aux clients de régler leurs achats par carte ou via des solutions de paiement sans contact.
- Des capteurs et caméras : utilisés pour assurer la sécurité et vérifier que les articles scannés correspondent à ceux placés dans la zone d’emballage.
- Un logiciel d’encaissement : il gère la base de données des produits, le calcul des prix, l’interface utilisateur et la gestion des erreurs éventuelles, permettant ainsi une interaction fluide avec les clients.
Les caisses en libre-service offrent donc un gain de temps considérable, en particulier pour les petits achats. Elles se multiplient dans les magasins pour répondre à la demande croissante des clients pour des solutions d’encaissement toujours plus rapides et plus pratiques.
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