Un bon de commande est un document établi lors d'une vente entre un vendeur et un acheteur, détaillant les éléments d'une commande. Bien qu'il ne soit pas obligatoire, il permet de formaliser une vente entre un acheteur et un vendeur et de se prémunir de possibles contestations. Le bon de commande est un document commercial qui permet de prouver l'existence et l'objet d'une commande effectuée par un client. Bien qu'il ne soit pas obligatoire, il est grandement conseillé pour se prémunir d'éventuelles contestations.
Quel est le rôle d’un bon de commande ?
Le bon de commande est un document commercial établi entre le vendeur (ou fournisseur) et le client. Il permet de dresser les contours d’une vente et d’engager les deux parties. Toutefois, la production d’un bon de commande n’est pas obligatoire. Cependant, dès lors que le client appose sa signature sur le BDC, un engagement est conclu. En règle générale, le bon de commande n’intervient pas dans le cadre du commerce en ligne.
Quelle différence entre un bon de commande et une facture ?
Malgré la valeur légale que revêt le bon de commande, il ne remplace pas la facture.
Quelle différence entre un bon de commande et un devis ?
Le devis sert surtout à présenter l’offre et les tarifs.
Quelle différence entre un bon de commande et un bon de livraison ?
Comme son nom l’indique, le bon de livraison ou BL est un document rattaché à une livraison. Établi par le fournisseur et s’adressant à son client, il prouve que la livraison de la marchandise a effectivement eu lieu et que la marchandise livrée est conforme à la commande préalablement établie. Précédé d’un bon de commande, le BL accompagne toujours la livraison de la marchandise. Il récapitule toutes les informations liées au contenu même de la livraison. Le fournisseur le remet au client au moment même où la livraison a lieu.
En plus de récapituler la commande, le bon de livraison également connu sous l’appellation de bordereau de livraison présente aussi une utilité juridique. Il est toujours établi en deux exemplaires : un pour le vendeur et un pour l’acheteur. L’exemplaire adressé au fournisseur portera le nom de « bon de livraison » et celui adressé à l’acheteur, le nom de « bon de réception » ou BR. Le BL ou BR n’est pas un document à placer dans le compte de TVA, et ne peut pas par conséquent être utilisé pour générer un paiement. À noter que la personne qui se charge de la réception de la marchandise est tenue de vérifier que le bon de livraison est conforme au bon de commande. Si les deux documents correspondent, la personne qui réceptionne la marchandise appose sa signature. Dans le cas contraire, il est tout à fait possible d’émettre une réserve. Le client est alors tenu d’inscrire toute anomalie sur le bon de livraison, qu’il s’agisse d’une erreur sur tout ou partie de la marchandise, d’une marchandise partiellement ou entièrement abîmée, ou d’une livraison incomplète. La signature du BL vaut donc comme une acceptation de la marchandise. Dans ce cas, le client conserve alors le bon de réception signé.
À l’instar du bon de commande, le bon de livraison ou de réception doit comporter quelques mentions obligatoires. Il doit notamment fournir des informations relatives à l’identité du fournisseur, à savoir le nom et la forme sociale de l’entreprise, son numéro RCS et son lieu d’immatriculation, l’adresse de son siège social ainsi que le montant de son capital social. Pour pouvoir être considéré comme preuve de la réception conforme des marchandises dans le portefeuille client, le bon de livraison doit aussi indiquer l’identité et les coordonnées du client. Il doit également préciser le numéro de la commande indiquée dans le bon de commande. Il faut aussi qu'il renseigne la date et le lieu de la livraison.
Avantages d’un bon de commande
En ce qui concerne son utilité, le bon de commande permet avant tout d’éviter des contestations ultérieures. Adressé par l’acheteur au fournisseur, il matérialise la commande. Il constitue également un engagement juridique et financier pour les deux parties. À partir du moment où l’acheteur accepte le bon de commande, le fournisseur s’engage à livrer la marchandise correspondante. Le client lui s’engage à payer le prix préalablement convenu.
Comment établir un bon de commande ?
Le BDC doit indiquer quelques mentions obligatoires.
Les CGV : le bon de commande s’accompagne généralement des CGV (conditions générales de vente). Il faut vous assurer qu’elles soient acceptées par le client. C’est pourquoi nous vous recommandons de les joindre au BDC : le client peut ainsi les signer, et donc en accepter les clauses.
Logiciels pour la gestion des bons de commande
Seulement voilà, dès que votre activité gagne en intensité, cette tâche se révèle vite chronophage. C’est pourquoi la solution logicielle s’impose rapidement.
Exemples de logiciels
- Erplain : c’est le logiciel de gestion de stock pour les TPE et les petites PME. Le gros atout d’Erplain : l’automatisation complète du cycle commercial. Votre stock se met automatiquement à jour et les produits concernés sont réservés, même dans le cadre d’une activité avec multi-entrepôts. Vous pouvez également transformer vos bons de commandes en bons de livraison puis en factures en un clic.
- IABAKO : est un logiciel adapté à la facturation et à la gestion des entrepreneurs et des TPE. La solution vous permet d’éditer facilement et en quelques clics vos bons de commandes et bons de dépôt de manière fiable, sécurisée et 100% personnalisable. Fonctionnalité appréciée : en plus des bons de commande, vous générez automatiquement des documents légaux liés à l’export tels que les déclarations de douane et factures commerciales.
La facture est un document qui atteste d’un achat ou d’une vente de biens ou de services. Elle est fournie par le vendeur lors de la livraison ou de la prestation de services. Une facture liste donc les biens vendus ou les prestations réalisées en précisant la nature, la quantité et les conditions d’achats. La facture est un document à la fois commercial, comptable et juridique. Elle présente donc différentes utilités. Elle est la preuve juridique d’une transaction financière, elle sert de justificatif comptable et elle sert aussi de support à l’exercice des droits sur la TVA. Si la facturation concerne deux professionnels, alors cette dernière est obligatoire. S’il s’agit par contre d’une transaction entre un professionnel et un particulier, la facture n’est pas obligatoire à moins que le client l’exige, que la vente s’effectue à distance ou qu’il s’agisse d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA. Il est important de préciser que pour qu’elle soit considérée en tant que telle, une facture doit toujours présenter le terme « facture ».
Notez qu’en fonction du statut juridique de votre entreprise, il peut vous être demandé de rajouter certaines mentions spécifiques.
Le bon de commande, le bon de livraison, le bon de réception et la facture sont des documents indispensables pour le bon déroulement d’une transaction commerciale. En apportant le maximum de précisions sur les caractéristiques d’une marchandise, ils garantissent une traçabilité des produits aussi bien pour le vendeur que pour l’acheteur, et permettent de vous éviter et de vous protéger d’éventuels litiges. Néanmoins, la gestion des bons et des factures peut vite s’avérer chronophage. L’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un logiciel de facture et devis permet désormais d’améliorer les performances en matière de gestion d'achat et de gestion d'entreprise.
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